1. Überblick

Die Änderung des Nachweisgesetztes erfolgt im Rahmen der Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen.

Das Ziel der Arbeitsbedingungen-Richtlinie soll durch folgende Maßnahmen erreicht werden:

• Erhebliche Erweiterung der Unterrichtungspflichten des Arbeitgebers über die wesentlichen Aspekte des Arbeitsverhältnisses.

• Festlegung von Mindestanforderungen an die Arbeitsbedingungen in Bezug auf die Höchstdauer einer Probezeit, Mehrfachbeschäftigung, Mindestvorhersehbarkeit der Arbeit, Ersuchen um einen Übergang zu einer anderen Arbeitsform sowie Pflichtfortbildungen. Dies führt auch zu Änderungen beispielsweise im Berufsbildungsgesetz (BBiG), dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), der Gewerbeordnung (GewO) oder dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).

• Implementierung von Durchsetzungsbestimmungen, um die Einhaltung der Neuregelungen sicherzustellen.

2. Bisherige Rechtslage (NachwG a.F.)

Auch nach dem bisher geltenden NachwG sind Arbeitgeber gehalten, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses alle wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und den Arbeitnehmern auszuhändigen.

Bisher gab es bei einem Verstoß gegen die Anforderungen des NachwG keine direkten Sanktionen. Lediglich in einem Arbeitsgerichtsverfahren wurden die Anforderungen an die Darlegungs- und Beweislast im Hinblick auf die wesentlichen Vertragsbedingungen für den Arbeitnehmer erleichtert, wenn kein schriftlicher Nachweis vorhanden war

3. Die Änderungen im NachwG n.F.

Die bisher im NachwG enthaltenen Nummerierungen werden in Umsetzung der "Arbeitsbedingungen-Richtlinie" ergänzt und um einige wesentliche Punkte erweitert. Kurz zusammengefasst gibt es im NachwG n.F. ab 01.08.2022 folgende Neuerungen:

• Bei befristeten Arbeitsverhältnissen ist das Enddatum anzugeben, wenn eine Zeitbefristung vereinbart ist.

• Bei Vereinbarung mobiler Arbeit: Es ist anzugeben, dass die Arbeitnehmer ihren Arbeitsort frei wählen können.

• Zu dokumentieren ist die Dauer der Probezeit, sofern eine solche vereinbart ist.

• Die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (Grundvergütung, etwaige Zuschläge, Sonderzahlungen, Zulagen, Prämien etc.) müssen nun getrennt angegeben werden.

• Neben der vereinbarten Arbeitszeit müssen auch vereinbarte Ruhepausen und - zeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für eine Schichtänderung angegeben werden.

• Bei Arbeit auf Abruf müssen die Vereinbarung zur Arbeit auf Abruf, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen der Erbringung der Stunden sowie die diesbezügliche Ankündigungsfrist für den Arbeitgeber angegeben werden.

• Schriftlich festzuhalten ist nun zudem die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden sowie deren Voraussetzungen.

• Etwaige Ansprüche auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen müssen festgehalten werden.

• Bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung: Es sind der Name und die Anschrift des Versorgungsträgers aufzuführen, es sei denn, der Versorgungsträger ist zu dieser Information verpflichtet.

• Ferner muss das bei Kündigungen einzuhaltende Verfahren schriftlich festgehalten werden. Hierzu zählen Angaben mindestens zum Schriftformerfordernis einer Kündigung, die Kündigungsfristen sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.

4. Kurze Fristen für schriftliche Unterrichtung bei Neu- und Altverträgen

Bei neuen Arbeitsverhältnissen ab dem 01.08.2022 sind die schriftliche Niederlegung der Angaben zu den Vertragsparteien, zur Vergütung sowie zu den Arbeitszeiten (inkl. Ruhepausen und -zeiten) den Arbeitnehmern bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung auszuhändigen.

Angaben über die Dauer des Erholungsurlaubs, den etwaigen Anspruch auf Fortbildung, die Angabe des Versorgungsträgers, der Einhaltung des Verfahrens bei Kündigungen sowie der Hinweis auf etwaige Kollektivvereinbarungen müssen den Arbeitnehmern spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden. Alle anderen Angaben müssen spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses verschriftlich vorliegen.

Für bestehende Altverträge kann sich ein Anpassungsbedarf ergeben: Wenn die Arbeitnehmer den Arbeitgeber zur Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen auffordern, muss ihnen die Niederschrift spätestens am siebten Tag nach dem Verlangen ausgehändigt werden.

5. Konsequenzen bei Verstoß gegen das NachwG

Ab dem 01.08.2022 sind Verstöße gegen das NachwG mit empfindlichen Sanktionen versehen. Der Verstoß gegen die Pflicht zur schriftlichen Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen wird als Ordnungswidrigkeit gewertet, die mit einem Bußgeld in Höhe von bis zu EUR 2.000,00 (pro Arbeitsvertrag) versehen werden kann.

6. Auswirkungen auf die betriebliche Altersversorgung

Das sanktionsverschärfte NachwG n.F. hat auch Folgen für den Umgang mit betrieblichen Altersversorgungssystemen. Zwar galt die Betriebsrente auch bislang als grundsätzlich nachzuweisende wesentliche Vertragsbedingung. Echte Berücksichtigung hat sie in entsprechenden Nachweisen aber bislang kaum gefunden. Zudem erfordert die Neuregelung deutliche dezidiertere Angaben. So müssen zukünftig nicht nur externe Versorgungsträger namentlich benannt werden. Es müssen auch einzelne Leistungshöhen und Fälligkeiten getrennt nach Zusagen angegeben werden.

Bei Individual- und Gesamtzusagen sind zudem nachträgliche Änderungen der Pläne und auch individueller Teilnahme- und Auswahlentscheidungen der Arbeitnehmer relevant. Jede maßgebliche Änderung muss den von ihr betroffenen Beschäftigten auch hier spätestens an dem Tag schriftlich mitgeteilt sein, ab dem sie gelten soll.

7. Praxistipps

• Die Schriftform der Unterrichtungspflicht nach dem neuen Gesetz ist gewahrt, wenn entweder der Arbeitsvertrag schriftlich, d.h. im Original unterschrieben, abgeschlossen und dem Arbeitnehmer ein original unterschriebenes Exemplar ausgehändigt wird oder wenn die wesentlichen Vertragsbedingungen ausgedruckt, vom Vertreter des Arbeitgebers im Original unterschrieben und dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Hier ist auf eine Empfangsbestätigung zu achten. Eine Gegenzeichnung des Arbeitnehmers ist für die Unterrichtungspflicht nach dem NachwG n.F. grundsätzlich nicht erforderlich. Es wird aber dringend empfohlen, weiterhin Arbeitsverträge vom Arbeitnehmer unterschreiben zu lassen, um in tatsächlicher Hinsicht eine Verbindlichkeit herzustellen und in rechtlicher Hinsicht die nachweisbare Zustimmung zu den schriftlich niedergelegten Bedingungen zu erhalten. Die elektronische Form ist bei der Niederlegung der wesentlichen Arbeitsbedingungen weiterhin ausgeschlossen, es gilt somit das strenge Schriftformerfordernis!

• Soweit aus rechtlicher Sicht – wie beispielsweise bei einem nachvertraglichen Wettbewerbsverbot oder bei einer jährlichen Zielvereinbarung – kein Grund für eine Regelung außerhalb des Arbeitsvertrags besteht, sollten alle Regelungen aus dem NachwG in einem einheitlichen Arbeitsvertrag enthalten sein und die kürzeste Frist auf alle Vertragsgegenstände angewendet werden.

• Die Sieben-Tage-Frist ist sehr kurz. Die Muster-Arbeitsverträge sollten deshalb zügig professionell überarbeitet werden. Es sollten für alle denkbaren Fallgestaltungen im Unternehmen Musterformulierungen bereitstehen. Denn jede noch so kurze Fristüberschreitung durch den Arbeitgeber kann die Zahlung von Bußgeldern zur Folge haben.

• Soweit die betriebliche Altersversorgung in Tarifverträgen, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen geregelt wurden, können die erweiterten Informationspflichten durch einen Hinweis auf die kollektivarbeitsrechtliche Regelung ersetzt werden. Wichtig: Das alleinige (betriebsübliche) Aushängen von ändernden Gesamtzusagen am (ggf. digitalen) schwarzen Brett genügt nicht, um die Pflichten nach dem neuen NachwG zu erfüllen.

• Handlungsbedarf kann sich auch außerhalb des NachwG ergeben, wenn sich weitere Gesetze in diesem Zusammenhang ändern: z.B. im Berufsbildungsgesetz (BBiG), Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), der Gewerbeordnung (GewO), und im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).

8. Handlungsbedarf feststellen

• Umfassender Musterarbeitsvertragscheck und Anpassung an die Arbeitsbedingungsrichtlinie

• Identifizierung von ggf. problematischen Altverträgen und deren Ergänzung

• Vorbereitung der Anpassung der weiteren (geplanten) Gesetzesänderungen

Generell sollten Musterarbeitsverträge regelmäßig auf die aktuelle Rechtslage überprüft und gegebenenfalls ergänzt werden, da es in den letzten Jahren zahlreiche kleinere und größere Änderungen in der Rechtsprechung und im Gesetz (z.B. Ausschlussfristen, Schriftform, Urlaub, nachvertragliches Wettbewerbsverbot) gegeben hatte.

9. Was sollten Sie nicht tun: Abwarten.

Gerne unterstützen wir Sie und stehen Ihnen selbstverständlich für eine persönliche Beratung zur Verfügung.

Jens Wernick           Steffen Fabian
Rechtsanwalt           Rechtsanwalt/Fachanwalt für Arbeitsrecht

Rechtsanwaltskanzlei Jens Wernick

in Kooperation mit

GOEBEL FABIAN Rechtsanwälte PartG mbB